Bài Giảng Tổ Chức Sự Kiện

Rate this post

Bài Giảng Tổ Chức Sự Kiện

  1. Ộ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI  Chủ biên: NGUYÊN VŨ HÀ ̃ BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIÊN ̣
  2. HÀ NỘI 2009 2
  3. LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với s ự phát tri ển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin… dịch vụ tổ ch ức sự kiện đã có những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hướng dẫn về tổ chức sự kiện còn rời rạc, chưa được hệ thống, chưa được tiếp cận với sự phát triển của tổ chức sự kiện của các nước phát triển trên th ế giới cũng như những đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Đáp ứng yêu cầu dạy và học các kỹ năng nghề nghiệp về tổ chức sự kiện trong giai đoạn hiện nay Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tổ ch ức biên soạn cuốn Bài giảng tổ chức sự kiện. Đây là cuốn bài giảng có sự tham khảo, kế thừa các tài liệu đi trước cùng với sự bổ sung, cập nhật các ki ến thức phục vụ ở trong và ngoài nước. Với nội dung tương đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu này ngoài việc đáp ứng nhu cầu dạy và học còn có th ể xem là tài liệu tham khảo tốt cho các cán bộ quản lý, nhân viên đang làm vi ệc trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng và các doanh nghi ệp du l ịch nói chung. Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không nhỏ của tác giả nhằm mang tới một tài liệu tương đối h ệ th ống v ề một nghề rất mới ở Việt Nam. Tuy nhiên do còn hạn ch ế về nhiều mặt trong quá trình biên soạn, chắc chắn cuốn bài giảng này s ẽ không tránh kh ỏi nh ững thiếu sót. Tác giả xin chân thành cảm ơn và rất mong nh ận đ ược nh ững ý kiến góp ý của bạn đọc. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả có tài li ệu hoặc các ý kiến mà tôi đã tham khảo, cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp ý ki ến c ủa đ ồng nghiệp, cảm ơn sự quan tâm của Ban giám hiệu, phòng Kế hoạch- đào t ạo, Khoa Cơ sở ngành của Trường cao đẳng du lịch Hà Nội đã t ạo các đi ều ki ện thuận lợi cho tôi hoàn thành cuốn bài giảng này. NGUYỄN VŨ HÀ 3
  4. LỜI BAT ̣ Để thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng tài liệu, tac giả xin ́ được phép lưu ý một số điểm về nội dung và thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu: – Trong tài liệu, với một số thuật ngữ chuyên môn tác giả để nguyên gốc tiếng Anh, hoặc có tiếng Anh đi kèm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả khi sử dụng tài liệu. Việc biên soạn cuốn bài giảng dựa trên quá trình phân tích nghề tổ chức sự kiện và tìm hiểu, nghiên cứu các nguồn tài li ệu t ừ nước ngoài (trong đó chủ yếu là tiếng Anh). Mặc dù trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã rất cố gắng Việt hóa những thuật ngữ chuyên môn về tổ chức sự kiện (trong phạm vi có thể). Tuy nhiên, việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh là điều cần thiết và cũng không tránh kh ỏi vì nh ững lý do cơ bản sau: + Thứ nhất, vì từ một thuật ngữ tiếng Anh nhưng cách hiểu v ề các s ự vật, hiện tượng này theo tiếng Việt rất khác nhau, chưa được th ống nh ất trên các tài liệu và trong thực tế ở Việt Nam. + Thứ hai, từ một thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh chuyển sang tiếng Việt thường không có từ tương đương, do đó để hiểu trọn vẹn và đủ nghĩa của 1 từ chuyên môn tiếng Anh cần phải có một cụm từ rất dài, đi ều này ảnh hưởng đến việc diễn đạt nội dung trong tài liệu. + Thứ ba, đối với người trong nghề tổ chức sự kiện, việc s ử dụng các thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và ph ổ bi ến vì nó phản ánh đúng bản chất nội dung cần thông tin mà mục đích của tài liệu này được biên soạn chủ yếu phục vụ cho những người học để tham gia ho ạt động tổ chức sự kiện nên thiết nghĩ việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh có thể là điều chấp nhận được. – Đôi với nội dung trong cac “hôp”, chủ yêu là thông tin chung tôi thu ́ ́ ̣ ́ ́ thâp được trên mang Internet, bao chi, và qua tim hiêu thực tế t ừ môt sô ́ doanh ̣ ̣ ́ ́ ̀ ̉ ̣ nghiêp. Trong cac hôp nay do tinh đăc thù cua nó chỉ mang tinh chât bổ sung, ̣ ́ ̣ ̀ ́ ̣ ̉ ́ ́ ̉ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ́ tham khao, măt khac nôi dung trong cac hôp nay mang năng tinh chuyên môn, nên chung tôi vân sử dung môt số thuât ngữ tiêng Anh ở trong hôp (ví dụ như ́ ̃ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ có những chỗ sử dung event thay cho tổ chức sự kiên, hoăc sử dung cac từ ̣ ̣ ̣ ̣ ́ chuyên môn khac như: decor, planer…). Ngoai ra, ngôn ngữ ở môt số đoan ́ ̀ ̣ ̣ trong cac hôp măc dù vân mang tinh chât “ngôn ngữ mang”, hoăc “văn noi” ́ ̣ ̣ ̃ ́ ́ ̣ ̣ ́ nhưng do các hộp chủ yếu mang ý nghĩa tham khảo, bổ sung măt khac nó ̣ ́ 4
  5. mang tinh “sống động”, tính “nghề nghiệp” cao nên chung tôi vân để nguyên ́ ́ ̃ gốc theo các nguồn tham khảo. – Trong môt số nôi dung được biên soạn dựa trên việc nghiên cứu và ̣ ̣ tông hợp từ cac tai liêu nước ngoài có liên quan có thể cung nguôn v ới môt sô ́ ̉ ́̀ ̣ ̀ ̀ ̣ tai liêu đã được xuât ban, nhưng cach dich, cach tiêp cân, tông hợp có thể có ̀ ̣ ́ ̉ ́ ̣ ́ ́ ̣ ̉ những điêm khac nhau. Bên cạnh đó, với một số thuật ngữ mang tính ch ất ̉ ́ phổ biến, có khả năng Việt hóa được (ví dụ như tổ chức sự kiện, sự kiện…) chúng tôi không đưa ra khái niệm, mà đưa ra cách hiểu của mình trong tài li ệu này (vì thực chất cũng chưa có cuộc hội thảo hay kết lu ận chính th ức nào v ề các thuật ngữ trong tổ chức sự kiện). Nếu có những điểm khác so với khái niệm cũng như cách hiểu của những nhà nghiên cứu khác rất mong có d ịp được trao đổi để cùng thống nhất. Thư từ trao đôi xin vui long gửi về theo đia chỉ hom thư: ̉ ̀ ̣ ̀ ETV.VN@gmail.com. Môt lân nữa, tac giả rât mong và xin được chân thanh ̣̀ ́ ́ ̀ cam ơn cac ý kiên đong gop, trao đôi cua ban đoc. ̉ ́ ́ ́ ́ ̉̉ ̣ ̣ 5
  6. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU……………………………………………………………………………………………………………………………………………..3 MỤC LỤC…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..6 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN………………………………………………………….10 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN………………………………………………………10 1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì?………………………………………………………………………………………….. 10 1.1.2. Cac hoat đông tac nghiêp cơ ban cua tổ chức sự kiện ……………………………………………… 14 ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ 1.1.3. Cac thanh phân tham gia trong sự kiên……………………………………………………………………. 15 ́ ̀ ̀ ̣ 1.1.4. Đăc điêm cua tổ chức sự kiện ………………………………………………………………………………..20 ̣ ̉ ̉ 1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiên ở Viêt Nam……………………………………………………. 22 ̣ ̣ 1.2. CAC LOAI HINH SỰ KIÊN…………………………………………………………………………………………….26 ́ ̣ ̀ ̣ 1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ…………………………………………………………………………………………….26 1.2.2. Theo thời gian……………………………………………………………………………………………………….27 1.2.3. Theo hình thức và mục đích…………………………………………………………………………………….27 1.3. NHỮNG YÊU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN…………………………………………..30 ́ 1.3.1. Cac yêu tố vĩ mô…………………………………………………………………………………………………….30 ́ ́ 1.3.2. Cac yêu tố vi mô…………………………………………………………………………………………………….33 ́ ́ 1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CUA SỰ KIÊN……………………………………………………….35 ̉ ̣ 1.4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với cac thanh phân tham gia sự kiên……………….35 ́ ̀ ̀ ̣ 1.4.2. Môt số tac đông cơ ban cua sự kiên đên cac linh vực cua đời sông xã hôi…………………….40 ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ̣ ́ ́̃ ̉ ́ ̣ 1.4.3. Môi quan hệ giữa sự kiên và du lich…………………………………………………………………………42 ́ ̣ ̣ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1…………………………………………………………………………………………….44 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOAN NGÂN SACH SỰ KIỆN………46 ́ ́ 2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN………………………………………..46 2.1.1. Muc tiêu cua sự kiên……………………………………………………………………………………………..46 ̣ ̉ ̣ 2.1.2. Tiêp nhân cac thông tin cua nhà đâu tư sự kiên………………………………………………………… 50 ́ ̣ ́ ̉ ̀ ̣ 2.1.3. Nghiên cứu cac yêu tố khac có liên quan đên sự kiên………………………………………………….51 ́ ́ ́ ́ ̣ 2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN…………………………………………………………………………………..53 2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì?…………………………………………………………………………………………… 53 2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện……………………………………………………………………………….54 2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện……………………………………………………………………………………….. 54 2.3. LÂP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN……………………..56 ̣ 2.3.1. Chương trình cua sự kiện là gi?……………………………………………………………………………..56 ̉ ̀ 2.3.2. Xây dựng chương trinh cho sự kiên………………………………………………………………………… 57 ̀ ̣ 2.4. LÂP DỰ TOAN NGÂN SACH TỔ CHỨC SỰ KIÊN…………………………………………………………59 ̣ ́ ́ ̣ 2.4.1. Khai niêm dự toan ngân sach tổ chức sự kiên……………………………………………………………59 ́ ̣ ́ ́ ̣ 2.4.2. Cac nhom chi phí cơ ban trong tổ chức sự kiên………………………………………………………… 60 ́ ́ ̉ ̣ 2.4.3. Cac hinh thức lâp dự toan ngân sach tổ chức sự kiên ………………………………………………..68 ́̀ ̣ ́ ́ ̣ 2.4.4. Lâp dự toan ngân sach tổ chức sự kiện theo hinh thức chi phí cố đinh, chi phí biên đôi. ..71 ̣ ́ ́ ̀ ̣ ́ ̉ 2.5. ĐAM PHAN VÀ TIÊN HANH KÝ KÊT HỢP ĐÔNG VỚI NHÀ ĐÂU TƯ SỰ KIÊN…………73 ̀ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ̣ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2…………………………………………………………………………………………….76 CHƯƠNG 3: LÂP KẾ HOACH TỔ CHỨC SỰ KIÊN…………………………………………………………………………………..77 ̣ ̣ ̣ 3.1. KHAI QUAT VỀ KẾ HOACH TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………………………….77 ́ ́ ̣ ̣ 3.1.1. Kế hoach tổ chức sự kiên là gi?……………………………………………………………………………….77 ̣ ̣ ̀ 3.1.2. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiên………………………………………………………………..78 ̣ 3.1.3. Vai trò cua kế hoach trong tổ chức sự kiên ……………………………………………………………….80 ̉ ̣ ̣ 3.2. NÔI DUNG LÂP KẾ HOACH TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………………………….82 ̣ ̣ ̣ ̣ 6
  7. 3.2.1. Môt số yêu câu cơ ban và quy trinh chung khi lâp kế hoach tổ chức sự kiện ………………..82 ̣ ̀ ̉ ̀ ̣ ̣ 3.2.2. Hệ thống hóa các hoat đông trong sự kiên………………………………………………………………. 83 ̣ ̣ ̣ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3…………………………………………………………………………………………….91 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN……………………………………………………………………………………………92 4.1. THANH LÂP BAN TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………………………………………….92 ̀ ̣ ̣ 4.2. LÂP TIÊN ĐỘ CHUÂN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIÊN ……………………………………………………………..93 ̣ ́ ̉ ̣ 4.2.1. Bang tiên độ …………………………………………………………………………………………………………93 ̉ ́ 4.2.2. Quy trinh lâp tiên độ cho công tac chuân bị tổ chức sự kiên………………………………………..93 ̀ ̣ ́ ́ ̉ ̣ 4.3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HANH CHINH ……………………………………………………………………….94 ̀ ́ 4.4. CHUÂN BỊ CAC CÔNG VIÊC CÓ LIÊN QUAN ĐÊN KHACH MỜI THAM GIA SỰ KIÊN.98 ̉ ́ ̣ ́ ́ ̣ 4.4.1. Khai niêm, phân loai khach mời tham gia sự kiên ……………………………………………………..98 ́ ̣ ̣ ́ ̣ 4.4.2. Lâp danh sach khach mời ……………………………………………………………………………………… 99 ̣ ́ ́ 4.4.3. Chuân bị và gửi thiêp mời/ giây mời cho khach……………………………………………………….105 ̉ ́ ́ ́ 4.5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN………………………………………………………………….111 4.5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện…………………………………………………………………111 4.5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện………………………………………………………………………111 4.5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện…………………………….113 4.5.4. Các yêu câu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ………………………………………………. 113 ̀ 4.5.5. Quy trinh lựa chon đia điêm tổ chức sự kiện ………………………………………………………….116 ̀ ̣ ̣ ̉ 4.5.6. Quy trinh chuân bị đia điêm tổ chức sự kiện…………………………………………………………..117 ̀ ̉ ̣ ̉ 4.6. CHUÂN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………………….117 ̉ ̣ 4.6.1. Xác định mô hình tổ chức lao động………………………………………………………………………..117 4.6.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện…………………………………………………………………….123 4.7. CHUẨN BỊ HÂU CÂN CHO SỰ KIÊN…………………………………………………………………………..132 ̣ ̀ ̣ 4.8. DỰ TINH VÀ XỬ LÝ CAC SỰ CỐ TRONG SỰ KIÊN…………………………………………………..133 ́ ́ ̣ 4.8.1. Sự cố trong tổ chức sự kiện là gi?…………………………………………………………………………133 ̀ 4.8.2.Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chinh cua sự kiện………………………..133 ́ ̉ 4.9. CHUÂN BỊ CAC YÊU TỐ KHAC CHO SỰ KIÊN…………………………………………………………..139 ̉ ́ ́ ́ ̣ 4.9.1. Chuân bị về tai liêu……………………………………………………………………………………………… 139 ̉ ̣̀ 4.9.2. Chuẩn bị cac chương trinh bổ trợ, dự phòng…………………………………………………………. 144 ́ ̀ 4.9.3. Chuẩn bị quà tăng………………………………………………………………………………………………. 144 ̣ 4.10. CHUÂN BỊ CAC YÊU TỐ CƠ BAN TRONG TRINH DIÊN SỰ KIÊN……………………………144 ̉ ́ ́ ̉ ̀ ̃ ̣ 4.10.1. Không gian thực hiện sự kiện……………………………………………………………………………..144 4.10.2. Người dẫn chương trình và diễn giả……………………………………………………………………147 4.10.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu………………………………………………………………………….149 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4…………………………………………………………………………………………..152 CHƯƠNG 5: QUAN TRỊ HÂU CÂN TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………………………………………….153 ̉ ̣ ̀ ̣ 5.1. KHAI QUAT VỀ QUAN TRỊ HÂU CÂN TỔ CHỨC SỰ KIÊN………………………………………..153 ́ ́ ̉ ̣ ̀ ̣ 5.1.1. Quan trị hâu cân tổ chức sự kiên là gi?…………………………………………………………………..153 ̉ ̣ ̀ ̣ ̀ 5.1.2. Vai trò cua quan trị hâu cân trong tổ chức sự kiên …………………………………………………..154 ̉ ̉ ̣ ̀ ̣ 5.2. QUY TRINH CHUNG TRONG QUAN TRỊ HÂU CÂN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIÊN………154 ̀ ̉ ̣ ̀ ̣ 5.2.1. Lâp kế hoach về cung ứng dich vu………………………………………………………………………….155 ̣ ̣ ̣ ̣ 5.2.2. Lựa chon cac nhà cung ứng dich vụ bổ trợ…………………………………………………………….. 155 ̣ ́ ̣ 5.2.3. Thương lượng và ký kêt hợp đông cung ứng dich vu………………………………………………..159 ́ ̀ ̣ ̣ 5.2.4. Kiêm soat và phôi hợp cung ứng dich vu…………………………………………………………………162 ̉ ́ ́ ̣ ̣ 5.2.5. Dự tinh và xử lý cac sự cố có liên quan…………………………………………………………………..162 ́ ́ 5.3. CUNG ỨNG CAC DICH VỤ VÂN CHUYÊN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐON KHACH…………..162 ́ ̣ ̣ ̉ ́ ́ 5.3.1. Cac nhà cung ứng dich vụ và phương tiên vân chuyên………………………………………………164 ́ ̣ ̣ ̣ ̉ 5.3.2. Tổ chức đon khach khi khach sử dung cac phương tiên vân chuyên công công…………….167 ́ ́ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ̣ 5.4. CUNG ỨNG DICH VỤ LƯU TRU…………………………………………………………………………………168 ̣ ́ 7
  8. 5.4.1. Quy trinh cơ ban trong viêc tổ chức nhân buông………………………………………………………168 ̀ ̉ ̣ ̣ ̀ 5.4.2. Quy trinh chung trong viêc tổ chức trả buông…………………………………………………………. 169 ̀ ̣ ̀ 5.5. CUNG ỨNG DICH VỤ ĂN UÔNG…………………………………………………………………………………170 ̣ ́ 5.6. TỔ CHỨC MANG LƯỚI THÔNG TIN, LIÊN LAC TRONG SỰ KIÊN……………………………172 ̣ ̣ ̣ ̣̣ 5.6.1. Thông tin nôi bô…………………………………………………………………………………………………..172 5.6.2. Cac tai liêu và bang chỉ dân cho cac thanh phân tham gia sự kiên………………………………173 ̣́̀ ̉ ̃ ́ ̀ ̀ ̣ 5.6.3. Cung ứng cac dich vụ thông tin liên lac…………………………………………………………………..173 ̣́ ̣ 5.7. CUNG ỨNG CAC DICH VỤ THEO YÊU CÂU CUA KHACH VIP VÀ CAC PHƯƠNG TIÊN ́ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ̀ TRUYÊN THÔNG…………………………………………………………………………………………………………………………….174 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5…………………………………………………………………………………………..176 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN………………………………………………177 6.1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN………………………………………………………………………………….177 6.1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện………………………………………………………177 6.1.2. Khai mạc sự kiện……………………………………………………………………………………………….. 178 6.2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN………………………………………………………………………178 6.2.1. Điêu hanh sân khâu/ khu vực trinh diên/ khu vực thi đấu…………………………………………. 178 ̀ ̀ ́ ̀ ̃ 6.2.2. Điêu hanh, quan lý khan giả và khach mời……………………………………………………………..179 ̀ ̀ ̉ ́ ́ 6.2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ………………………………………………………………………… 180 6.43. KẾT THÚC SỰ KIỆN………………………………………………………………………………………………….181 6.3.1. Tổ chức bế mạc sự kiên……………………………………………………………………………………….181 ̣ ̃ ́ 6.3.2. Tiên khach…………………………………………………………………………………………………………..182 6.3.3. Thanh quyêt toan sự kiện ……………………………………………………………………………………..183 ́ ́ 6.3.4. Phôi hợp giai quyêt cac công viêc con lai sau sự kiên……………………………………………….184 ́ ̉ ́́ ̣ ̣̀ ̣ 6.3.5. Lập các báo cáo và tông kêt về công tac tổ chức sự kiện …………………………………………184 ̉ ́ ́ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6…………………………………………………………………………………………..185 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CAC LOAI HINH SỰ KIỆN………….186 ́ ̣ ̀ 1.1. Tổ chức các trò chơi……………………………………………………………………………………………… 186 1.2. Tổ chức sinh hoạt và làm việc theo nhóm………………………………………………………………….188 1.3. Vỗ tay, hò hét cũng ra tiền………………………………………………………………………………………191 1.4. Tổ chức sự kiện thương mại…………………………………………………………………………………..193 1.5 Tổ chức triển lãm thương mại đạt hiệu quả……………………………………………………………..195 1.6. Event công cụ để quảng bá thương hiệu- các câu hỏi khi tổ chức sự kiện ………………….200 1.7. Tổ chức sự kiện để quảng cáo………………………………………………………………………………..204 1.8. Khai trương…………………………………………………………………………………………………………..205 1.9. Giới thiệu sản phẩm mới………………………………………………………………………………………..206 1.10. Sự xuất hiện của những người nổi tiếng………………………………………………………………..206 1.11. Đồng tài trợ…………………………………………………………………………………………………………206 1.12. Kỷ niệm thành lập………………………………………………………………………………………………..206 1.13. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi…………………………………………………………………….. 206 1.14. Tổ chức họp báo…………………………………………………………………………………………………. 207 1.15. Hội nghị bán hàng………………………………………………………………………………………………..209 1.16. Hội nghị khách hàng……………………………………………………………………………………………..211 1.17. Tổ chức hội thảo………………………………………………………………………………………………….212 1.18. Tổ chức dạ hội hóa trang…………………………………………………………………………………….. 215 1.19. Tổ chức giao lưu …………………………………………………………………………………………………218 PHỤ LỤC 2: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ………………………………………..223 Phụ lục 2.1. Mẫu hợp đồng dịch vụ giữa nhà đâu tư và nhà tổ chức sự kiện …………………… 223 ̀ Phụ lục 2.2. Mẫu hợp đồng giữa nhà tổ chức sự kiện và nhà cung ứng dich vụ …………………228 ̣ 2Phụ lục .3. Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ…………………………………………………..232 Phụ lục 2.4. mẫu thanh lý hợp đồng (mẫu 1)…………………………………………………………………..237 Phụ lục 2.5. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng……………………………………………240 8
  9. Phụ lục 2.6. Biên bản xác nhận phát sinh……………………………………………………………………….243 Phụ lục 2.7. Hợp đồng đối với các nhà cung cấp…………………………………………………………….245 Phụ lục 2.8. Thông báo thực hiện khuyến mại………………………………………………………………..248 ̣ ̀ ̣ ̉ DANH MUC TAI LIÊU THAM KHAO…………………………………………………………………………………250 9
  10. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ̣ Muc tiêu: – Hiêu và trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động ̉ tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện. – Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện. – Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiên ở Việt Nam. ̣ – Phân biệt được các loại hình sự kiện – Hiểu và chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội – Trình bày được các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. 1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? 1.1.1.1. Sự kiên là gi? ̣ ̀ Tổ chức sự kiên là môt thuât ngữ tương đôi mới mẻ ở Viêt Nam, vì vây ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ có rât nhiêu cach hiêu khac nhau về thuât ngữ nay. Trước tiên, chung ta sẽ tim ́ ̀ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ̀ hiêu ý nghia cua từ sự kiên theo cach tiêp cân liên quan đên dich vụ tổ chức sự ̉ ̃ ̉ ̣ ́ ́ ̣ ́ ̣ ̣ kiên. Theo từ điên tiêng Viêt: Sự kiên đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng ̉ ́ ̣ ̣ đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sông xã hôi. ́ ̣ Theo nghia phổ biên trong đời sông xã hôi, thì sự kiên là môt hiên tượng, ̃ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ̣ hoăc môt sự cô, biên cố mang tinh chât bât thường xuât hiên. Ví dụ khi nói đến ̣ ̣ ́ ́ ́ ́́ ́ ̣ các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có th ể đ ề c ập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong môt số linh vực khac sự kiên con có nghia hoan toan khac hăn, ví ̣ ̃ ́ ̣ ̀ ̃ ̀ ̀ ́ ̉ dụ trong thông kê hoc môi trường hợp xuât hiên cac biên cố được xem là môt ́ ̣ ̃ ́ ̣ ́ ́ ̣ sự kiện. 10
  11. Trong linh vực tổ chức sự kiên hiên nay ở Viêt Nam người ta thường ̃ ̣ ̣ ̣ quan niêm: sự kiên đó là cac hoat đông diên ra trong cac linh vực như thể thao, ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̃ ́̃ thương mai, giai tri, lễ hôi, hôi thao, hôi nghi… Tuy nhiên, viêc quan niêm hoat ̣ ̉́ ̣ ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ đông nao là “sự kiên” con có nhiêu cach hiêu khac nhau: ̣ ̀ ̣ ̀ ̀ ́ ̉ ́ – Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời s ống kinh t ế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đ ưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ cac sự kiên như: hội nghị các nước nói ́ ̣ tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc… – Trong khi đo, có người lai hiểu “sự kiên” theo nghĩa gần với “sự việc” ́ ̣ ̣ có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở môt diên đan ̣ ̃ ̀ kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biêt thêm môt cach ́ ̣ ́ hiêu khac về “sự kiên”. ̉ ́ ̣ Hôp 1.1. Tổ chức sự kiên là gì ̣ ̣ Tổ chức sự kiện là gì? Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez. Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác t ổ ch ức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên th ực t ế, d ịch v ụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản ph ẩm và nhiều hoạt động khác. Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là m ột công c ụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình. Ch ẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách l ớn đ ể vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay như m ột tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu m ột loại xe 11
  12. hơi mới. Còn một công ty máy in thì “chơi đẹp” bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park. (theo http://vinamap.vn) – Với cach hiêu như trich dân noi trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt ́ ̉ ́ ̃ ́ động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, h ội chợ, triển lãm… Ngay cả một số công ty có dich vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt ̣ Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức s ự ki ện” c ủa mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác. Trong ba cach hiêu noi trên, “sự kiên” mới tiêp cân ở môt số linh vực, ́ ̉ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̃ trong môt pham vi nhât đinh. Với sự phat triên cua nghề “tổ chức s ự kiên” nêu ̣ ̣ ̣́ ́ ̉ ̉ ̣ ́ chỉ tiêp cân theo môt trong ba hướng trên sẽ không đu. ́ ̣ ̣ ̉ Theo chung tôi, cach tiêp cân về “sự kiên” trong linh vực nay cân căn cứ ́ ́ ́ ̣ ̣ ̃ ̀ ̀ vao những đăc trưng về mô tả cua nghê, cac hoat đông cơ ban cua nghề tổ chức ̀ ̣ ̉ ̀́ ̣ ̣ ̉ ̉ sự kiên đã được thừa nhân và mang tinh phổ biên trên thế giới. Với quan điêm ̣ ̣ ́ ́ ̉ nay, nên hiêu “sự kiên” dựa trên nghia “tổ chức sự kiên” tương ứng với event ̀ ̉ ̣ ̃ ̣ management – trong tiêng Anh. Cach hiêu nay là hợp ly, vì khi nghiên cứu thuât ́ ́ ̉ ̀ ́ ̣ ngữ nay từ cac ngôn ngữ phổ biên khac như tiêng Phap, Đức, Italia, Ha ̀ Lan… ̀ ́ ́ ́ ́ ́ đêu mượn từ gôc event management (trừ tiêng Tây Ban Nha là gestión de ̀ ́ ́ eventos). Ở cac nước phat triên linh vực nay đã trở thanh môt nghê, môt nganh ́ ́ ̉̃ ̀ ̀ ̣ ̀ ̣ ̀ công nghiêp dich vụ đăc thu, họ đã có hệ thông lý luân về nghề nghiêp tương ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ̣ ̣ đôi đây đủ và chăt che. ́̀ ̣ ̃ Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: + Bussiness event: Cac sự kiên liên quan đến kinh doanh ́ ̣ + Corporate events: Cac sự kiên liên quan đên doanh nghiêp, ví du: lê ̃ ky ̉ ́ ̣ ́ ̣ ̣ niêm ngay thanh lâp công ty, hôi nghị khach hang… ̣ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ ̀ + Fundraising events: Sự kiên nhăm muc đich gây quỹ ̣ ̀ ̣́ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiên mang tinh chât giải trí ̣ ́ ́ + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biêu diên trực tiêp ̉ ̃ ́ + Festive events: Lễ hội, liên hoan 12
  13. + Government events: Sự kiên cua cac cơ quan nhà nước ̣ ̉ ́ + Meetings: Họp hành, găp giao lưu ̣ + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiên về văn hoá, xã hội ̣ + Sporting events: Sự kiên trong linh vực thể thao ̣ ̃ + Marketing events: Sự kiên liên quan tới marketing ̣ + Promotional events: Sự kiên kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương ̣ mại + Brand and product launches: Sự kiên liên quan đên thương hiệu, sản ̣ ́ phẩm… Như vậy, khai quat có thể chỉ ra khai niêm về sự kiên (trong linh v ực tô ̉ ́ ́ ́ ̣ ̣ ̃ chức sự kiên) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực ̣ thương mại, kinh doanh, giai tri, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiêp xa ̃ hôi, ̉́ ́ ̣ các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khac liên quan đ ến lê ̃ hôi, văn hóa, ́ ̣ phong tục- tập quán… Như vây sự kiên cân được hiêu: ̣ ̣ ̀ ̉ – Bao gôm tât cả cac hoat đông như đã đề câp ở trên. ̀ ́ ́ ̣ ̣ ̣ – Không giới han về pham vi không gian, thời gian cung như linh vực ̣ ̣ ̃ ̃ ̣ ̣ hoat đông. – Nó có nghia tương đương với ý nghia cua từ sự kiên (event) trong nghề ̃ ̃ ̉ ̣ tổ chức sự kiên (event management) cua tiêng Anh. ̣ ̉ ́ Viêc nghiên cứu cac nôi dung tiêp theo trong tai liêu nay dựa trên cach ̣ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ̀ ́ hiêu về sự kiên như đã đề câp ở trên. ̉ ̣ ̣ 1.1.1.2. Khai niêm về tổ chức sự kiên ́ ̣ ̣ Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiên (event management) là ̣ cac hoat đông liên quan đên viêc thiêt kê, tổ chức thực hiên sự kiên. ́ ̣ ̣ ́ ̣ ́́ ̣ ̣ Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiên bao gôm môt số hoăc toan ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ bộ cac hoat đông từ viêc thiêt kế (design), triên khai (execusion) đên kiêm soat ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̉ ́ ̉ ́ 13
  14. (control) cac hoat đông cua sự kiên nhăm đat được cac muc tiêu nhât đinh mà ́ ̣ ̣ ̉ ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ̣́ sự kiên đã đề ra. ̣ Qua nghiên cứu hoat đông tổ chức sự kiên hiên nay ở Viêt Nam, cung ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ ̃ thây răng tổ chức sự kiên cung bao gôm cac hoat đông như nghiên cứu sự kiên; ́ ̀ ̣ ̃ ̀ ́ ̣ ̣ ̣ lâp kế hoach, chương trinh cho sự kiên; điêu hanh cac diên biên cua sự kiên; ̣ ̣ ̀ ̣ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ̉ ̣ kêt thuc sự kiên… ́ ́ ̣ Từ những cach tiêp cân đã đề câp nêu trên, có thể khai quat: Tổ chức sự ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ kiện là một quá trình bao gồm môt số hoăc toan bộ các công vi ệc: nghiên c ứu ̣ ̣ ̀ các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu t ố c ần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 1.1.2. Cac hoat đông tac nghiêp cơ ban cua tổ chức sự kiện ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ Cac hoat đông tac nghiêp cơ ban, cac công viêc trong tổ chức sự kiên có ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ thể đề câp môt cach cụ thể hơn, bao gôm: ̣ ̣́ ̀ 1. Nghiên cứu cac yêu tố anh hưởng, liên quan đên sự kiên; ́ ́ ̉ ́ ̣ 2. Hinh thanh chủ đê, lâp chương trinh và kế hoach tông thể cho sự kiên; ̀ ̀ ̣̀ ̀ ̣ ̉ ̣ 3. Chuân bị tổ chức sự kiên; ̉ ̣ 4. Tổ chức đon tiêp và khai mac sự kiên; ́ ́ ̣ ̣ 5. Tổ chức điêu hanh cac diên biên chinh cua sự kiên; ̀ ̀ ́ ̃ ́ ́ ̉ ̣ 6. Tổ chức phuc vụ ăn uông trong sự kiên; ̣ ́ ̣ 7. Tổ chức phuc vụ lưu tru, vân chuyên trong sự kiên; ̣ ̣́ ̉ ̣ 8. Tổ chức thực hiên cac hoat đông phụ trợ trong sự kiên; ̣ ́ ̣ ̣ ̣ 9. Kêt thuc sự kiên và giai quyêt cac công viêc sau sự kiên; ́ ́ ̣ ̉ ́́ ̣ ̣ 10. Xuc tiên và quang bá sự kiên; ́ ́ ̉ ̣ 11. Quan hệ với cac nhà cung câp dich vụ bổ trợ sự kiên; ́ ́ ̣ ̣ 12. Quan trị tai chinh trong tổ chức sự kiên; ̉ ̀ ́ ̣ 13. Dự phong và giai quyêt cac sự cố trong tổ chức sự kiên; ̀ ̉ ́́ ̣ 14. Chăm sóc khách hàng; 14
  15. 15. Đam bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ ch ức sự ̉ ̣ kiên… Cac hoat đông tac nghiêp cơ ban noi trên vừa đan xen vừa nôi tiêp nhau ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ́ ́ ́ trong quá trinh tổ chức môt sự kiên cụ thê. Theo dong chay thời gian có thể ̀ ̣ ̣ ̉ ̀ ̉ thây: Cac hoat đông như: nghiên cứu cac yêu tố anh hưởng, liên quan đên sự ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̉ ́ kiên; hinh thanh chủ đê, lâp chương trinh và kế hoach tông thể cho s ự kiên; ̣ ̀ ̀ ̣̀ ̀ ̣ ̉ ̣ chuân bị tổ chức sự kiên; xuc tiên và quang bá sự kiên; thuôc giai đoan trước ̉ ̣ ́ ́ ̉ ̣ ̣ ̣ khi diên ra sự kiên. Giai đoan thực hiên sự kiên bao gôm cac hoat đông: tổ chức ̃ ̣ ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ̣ ̣ đon tiêp và khai mac sự kiên; tổ chức điêu hanh cac diên biên chinh cua s ự ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ́ ̉ kiên; tổ chức phuc vụ ăn uông trong sự kiên; tổ chức thực hiên cac hoat đông ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ phụ trợ trong sự kiên; Giai đoan giai đoan cuôi bao gôm cac hoat đông kêt thuc ̣ ̣ ̣ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ́ sự kiên và giai quyêt cac công viêc sau sự kiên. Cac công viêc khac như: quan ̣ ̉ ́́ ̣ ̣ ́ ̣ ́ hệ với cac nhà cung câp dich vụ bổ trợ sự kiên; quan trị tai chinh trong tổ chức ́ ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ́ sự kiên; dự phong và giai quyêt cac sự cố trong tổ chức sự kiên; chăm sóc ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ ch ức sự kiên… đan xen liên quan đên tât cả cac giai đoan noi trên. ̣ ́́ ́ ̣ ́ Cân lưu y, viêc phân chia cac công viêc như trên chỉ mang tinh tương ̀ ́ ̣ ́ ̣ ́ đôi, măt khac trong môi công viêc con chứa đựng nhiêu công viêc nho, công ́ ̣ ́ ̃ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ́ viêc chi tiêt khac. 1.1.3. Cac thanh phân tham gia trong sự kiên ́ ̀ ̀ ̣ Môt sự kiên diên ra luôn có măt cua khach mời, nhà đâu tư sự kiên, nhà ̣ ̣ ̃ ̣ ̉ ́ ̀ ̣ tổ chức sự kiện, giới truyên thông và công đông dân cư nơi diên ra sự kiên. ̀ ̣ ̀ ̃ ̣ Tuy nhiên với cac thanh phân như trên chỉ mới xem xet ở phân diên biên cua ́ ̀ ̀ ́ ̀ ̃ ́ ̉ sự kiên (phân nôi); để tiên hanh môt sự kiên con có cac thanh phân khac như ̣ ̀ ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ̀ ́ cac nhà cung ứng về đia điêm tổ chức sự kiện, cung ứng cac dich vụ vân ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ chuyên, lưu tru, ăn uông… Vì vây trong quá trinh nghiên cứu về tổ chức s ự ̉ ́ ́ ̣ ̀ kiện cân thông nhât cach hiêu về cac thanh phân nay. ̀ ́ ́́ ̉ ́ ̀ ̀ ̀ Cac thanh phân tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp ́ ̀ ̀ hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: – Nhà đầu tư sự kiện (bao gôm cả nhà tai trợ sự kiên); ̀ ̀ ̣ – Nhà tổ chức sự kiện (có nghia tương đương với doanh nghiêp tổ chức ̃ ̣ sự kiện); 15
  16. – Nhà cung ứng dich vụ bổ trợ tổ chức sự kiên: cung cấp dịch vụ, hang ̣ ̣ ̀ hoa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiên thuê; ́ ̣ – Khách mời (tham gia sự kiện); – Khách vãng lai tham dự sự kiện; – Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ chức). Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự s ự ki ện mà ch ỉ đơn thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể. Nhà đâu tư sự kiên (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là ̀ ̣ các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiên hoăc thuê nhà tổ chức sự kiên thực hiên sự kiên và chịu ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ trách nhiệm chủ yếu đôi với cac yêu tố có liên quan đên s ự ki ện, nh ằm mang ́ ́ ́ ́ lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội. Nhà tai trợ sự kiên: Là cac tổ chức, doanh nghiêp hoăc cá nhân tai trợ ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ cho sự kiên môt phân về kinh phi, cơ sở vât chât kỹ thuât, nhân lực…để gop ̣ ̣ ̀ ́ ̣ ́ ̣ ́ phân vao sự thanh công cua sự kiên, nhăm mang lai những lợi ich cho minh va ̀ ̀ ̀ ̀ ̉ ̣ ̀ ̣ ́ ̀ cho xã hôi. Nhà tai trợ sự kiên sẽ có được những quyên han nhât đinh trong ̣ ̀ ̣ ̀ ̣ ̣́ viêc chi phôi môt số nôi dung, hoat đông cung như muc đich cua sự kiên; song ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ̣ ̃ ̣ ́ ̉ ̣ song với nó họ cung sẽ phai chiu môt số trach nhiêm nhât đinh (đôi với cac vân ̃ ̉ ̣ ̣ ́ ̣ ̣́ ́ ́ ́ đề có liên quan với ho) trong sự kiên. ̣ ̣ Cân lưu y: ̀ ́ – Nhà đâu tư sự kiên nêu bỏ kinh phí và tự minh tổ chức sự kiên họ sẽ ̀ ̣ ́ ̀ ̣ đong cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện. ́ – Trong môt sự kiên có thể vừa có nhà đâu tư sự kiên vừa có thể co ́ môt ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ hay nhiêu nhà tai trợ cho sự kiên. ̀ ̀ ̣ – Trường hợp có nhiêu nhà tai trợ sự kiên, người ta thường chỉ ra nhà tai ̀ ̀ ̣ ̀ trợ chinh (tai trợ chinh thức); nhà đông tai trợ… ́ ̀ ́ ̀ ̀ – Trong tai liêu nay, để thuân tiên cho viêc trinh bay chung tôi xin phep ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ́ được goi nhà tai trợ sự kiên vao nhom cac nhà đâu tư sự kiên. ̣ ̀ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̣ Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quy ền lợi và 16
  17. nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện. Cung với nhà đâu tư sự ̀ ̀ kiên nhà tổ chức sự kiên phai chiu trach nhiêm trước phap luât về cac vân đề có ̣ ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ́ ́ liên quan đên sự kiên. ́ ̣ Nhà tổ chức sự kiện ngoai viêc chiu trach nhiêm chuân bi, tiên hanh và ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ̀ kêt thuc cac nôi dung cua sự kiên con đong vai trò trung gian giữa cac nhà cung ́ ́ ́ ̣ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ứng dich vụ với khach hang cua minh (xem sơ đồ 1.1) ̣ ́ ̀ ̉ ̀ 17
  18. Sơ đồ 1.1. Vai trò trung gian cua nhà tổ chức sự kiện ̉ Nhà cung ứng Nhà tổ chức ́ ̀ Khach hang cac dich vụ bổ ́ ̣ sự kiện cua nhà tổ ̉ trợ chức sự kiện Khách hàng cua nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà ̉ tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trinh phuc vụ cua minh. ̀ ̣ ̉ ̀ Tuy theo hinh thức tổ chức sự kiện mà khach hang cua sự kiên có thể ̀ ̀ ́ ̀ ̉ ̣ khac nhau. Ví du: môt công ty bỏ tiên thuê môt cuôc triên lam hang hoa thi ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ ̉ ̃ ̀ ́ khach hang là nhà đâu tư sự kiên. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự ́ ̀ ̀ ̣ đứng ra tổ chức môt sự kiên nao đó để lây thu bù chi (ví dụ môt cuôc biêu diên ̣ ̣ ̀ ́ ̣ ̣ ̉ ̃ nghệ thuât), khach hang chinh là cac nhà tai trợ cho sự kiên và khan gia ̉ (khach ̣ ́ ̀ ́ ́ ̀ ̣ ́ ́ mời) tham gia sự kiên. ̣ Nhà cung ứng dich vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, ̣ doanh nghiệp, cung ứng môt hay môt số cac dich vu, hang hoa bổ trợ (dich vụ ̣ ̣ ́ ̣ ̣̀ ́ ̣ về lưu tru, ăn uông, vui chơi giai tri, dich vụ thể thao, văn phong, an ninh…) ́ ́ ̉ ̣́ ̀ cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua cac hợp đông (hoăc cac hinh th ức thoa ́ ̀ ̣ ́̀ ̉ ước khac) được ký kêt với nhà tổ chức sự kiên, họ có những rang buôc, quyên ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ lợi, nghia vụ nhât đinh liên quan đên quá trinh tổ chức sự kiên. ̃ ̣́ ́ ̀ ̣ Do tinh đa dang về loai hinh dich vụ có trong sự kiên, nên nhà tổ chức sự ́ ̣ ̣̀ ̣ ̣ kiện khó có thể đam đương tự cung ứng tât cả cac dich vụ cho khach hang ̉ ́ ́ ̣ ́ ̀ trong sự kiên. Vì vây họ cân đên cac nhà cung ứng dich vụ cho sự kiên. Chung ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣ ̣ ́ tôi goi chung nhom nay la: nhà cung ứng dich vụ bổ trợ cho sự kiên/ cac nhà ̣ ́ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ cung ứng trung gian. Thanh phân nay có thể được xem là nhà cung ứng dich vụ tổ chức sự ̀ ̀ ̀ ̣ kiện, tuy nhiên để tranh nhâm lân với nhà tổ chức sự kiện (cung là nhà cung ́ ̀ ̃ ̃ câp dich vụ tổ chức sự kiên) măt khac để lam nôi bât vai trò trung gian cua nhà ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̀ ̣̉ ̉ tổ chức sự kiện trong quá trinh cung ứng cac hang hoa, dich vụ cho khach, ̀ ́ ̀ ́ ̣ ́ trong tai liêu nay chung tôi thông nhât goi thanh phân nay la: cac nha ̀ cung ứng ̀ ̣ ̀ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ̀́ dich vụ bổ trợ tổ chức sự kiện. ̣ Môt nhom đôi tượng thuôc sự chỉ đao cua nhà tổ chức sự kiện thường ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̉ găp ở cac sự kiên lớn đăc biêt là cac sự kiên mang tinh xã hôi cao đó la: Tinh ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̀̀ nguyên viên tham gia sự kiên. ̣ ̣ 18
  19. Tinh nguyên viên tham gia sự kiên là những người tinh nguyên tham ̀ ̣ ̣ ̀ ̣ gia vao quá trinh tổ chức và diên ra sự kiên, thường với tư cach hỗ trợ cho quá ̀ ̀ ̃ ̣ ́ trinh tổ chức sự kiên, họ chiu sự chỉ đao giam sat cua ban tổ chức s ự kiên/ nhà ̀ ̣ ̣ ̣ ́ ́̉ ̣ tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện ch ủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, h ọ là đối t ượng chinh ma ̀ ́ muc tiêu sự kiên muôn tac đông đên. Vì vây, khach mời tham gia sự kiên là môt ̣ ̣ ́́ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̣ trong cac yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ ́ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nh ưng cũng có tr ường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất. Khach mời tham gia sự kiên có thể là khan gia, trong trường hợp sự kiên ́ ̣ ́ ̉ ̣ có ban ve; Tuy nhiên có những đôi tượng cung là khan giả cua cac sự kiên ́ ́ ́ ̃ ́ ̉ ́ ̣ nhưng không phai là khach mời, nêu họ không phai là đôi tượng mà nha ̀ tổ ̉ ́ ́ ̉ ́ chức sự kiện muôn thu hut, họ chỉ tinh cờ tham gia sự kiên với hinh thức vô ́ ́ ̀ ̣ ̀ ̀ ̃ tinh, vang lai. Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia s ự ki ện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó ch ịu ảnh hưởng trong th ời gian ti ến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh h ưởng cũng nh ư quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, ph ường xã, một c ơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia… Trên đây là các thuật ngữ cơ bản, các thuật ngữ này cùng với các thu ật ngữ chuyên môn khác có liên quan sẽ được mô tả chi tiết hơn ở những n ội dung tiếp theo. 19
  20. 1.1.4. Đăc điêm cua tổ chức sự kiện ̣ ̉ ̉ Từ cach hiêu, Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm môt số hoăc ́ ̉ ̣ ̣ toan bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, ̀ kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành di ễn bi ến c ủa sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Có thể khăng ̉ đinh tổ chức sự kiên là môt loai hinh kinh doanh dich vu, rât đa dang phong phú ̣ ̣ ̣ ̣̀ ̣ ̣́ ̣ do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể xác định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ ch ức s ự kiên như sau: ̣ 1.1.4.1. Đăc điêm về san phâm cua dich vụ tổ chức sự kiện ̣ ̉ ̉ ̉ ̉ ̣ Có thể khăng đinh răng, đăc điêm cơ ban nhât về san phâm cua dich vụ tổ ̉ ̣ ̀ ̣ ̉ ̉ ́ ̉ ̉ ̣̉ chức sự kiện la: Sản phẩm của tổ chức sự kiên mang tính tổng hợp cao, nó là ̀ ̣ sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dich vụ chiêm tỷ trong đa sô. ̣ ́ ̣ ́ Tinh tông hợp thể hiên ở chô: tổ chức sự kiện cân đên dich vụ cua rât ́ ̉ ̣ ̃ ̀ ́ ̣ ̉ ́ nhiêu nganh nghề khac nhau như: vân chuyên, lưu tru, ăn uông, giai tri, biêu ̀ ̀ ́ ̣ ̉ ́ ́ ̉ ́ ̉ diên, in ân, an ninh, xây dựng, thiêt kê… Vì tổ chức sự kiện liên quan đên viêc ̃ ́ ́́ ́ ̣ nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn b ị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tinh dich vụ rõ rêt. Cân lưu ý trong san phâm cua tổ ch ức sự ki ện cung co ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̉ ̉ ̉ ̃ những yêu tố hang hoa (hữu hinh) nhât đinh, như cac san phâm vât chât; thức ́ ̀ ́ ̀ ̣́ ́ ̉ ̉ ̣ ́ ăn, đồ uông… vì vây nêu chỉ noi san phâm cua tổ chức sự kiện là dich vụ sẽ ́ ̣ ́ ́̉ ̉ ̉ ̣ không hoan toan chinh xac mà phai noi dich vụ chiêm tỷ trong đa số ̀ ̀ ́ ́ ̉ ̣́ ́ ̣ Từ đăc điêm cơ ban noi trên, mà sản phẩm của các tổ chức sự kiên ̣ ̉ ̉ ́ ̣ thường có các đặc điểm phổ biến của dịch vụ như: – Sản phẩm của dich vụ tổ chức sự kiên không lưu kho – cất trữ, không vận ̣ ̣ chuyển được. – Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đanh gia ́ ́ chât lượng sự kiên chỉ có thể thực hiên môt cach chinh xac sau khi sự kiên đã ́ ̣ ̣ ̣́ ́ ́ ̣ được tiên hanh. ́ ̀ – Khách thường mua sản phẩm cua nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn ̉ thấy (hoặc tiêu dùng) nó. 20

Leave a Reply

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *